Sık Sorulan Sorular 
 
Genel Hususlar
 
e-Yazışma Projesini kimler kullanabilir?
e-Yazışma Projesinin ilk etapta kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmalarda kullanılması öngörülüyor olmakla birlikte, e-Yazışma Paket yapısı kamu – özel sektör ve kamu – vatandaş arasındaki yazışmaları da mümkün kılacak şekilde tasarlanmıştır. İleriki dönemde kamu – özel sektör ve kamu – vatandaş arasındaki yazışmalarda da e-Yazışma Projesinin kullanılması planlanmaktadır.
 
e-Yazışma Projesini kullanmak için elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) gerekiyor mu?
e-Yazışma Projesini kullanmak için EBYS’ye ihtiyaç yoktur. Ancak, EBYS’nin mevcut olması e-Yazışma Projesini kolaylaştırıcı ve tamamlayıcı niteliktedir. EBYS kullanılmadığı durumda, yazının dış nüshası üzerinde elektronik imzası yer alacak kişilerin kullanımına sunulacak bir yazılım arayüzü oluşturulması gerekecektir.
 
e-Yazışma Projesi ne zaman hayata geçecek?
“Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”in güncellenmesini müteakip, e-Yazışma Projesinin kullanımı zorunlu hale gelecektir. Yönetmeliğin yayınlanması, Projenin yaygınlaşması için en önemli aşama olmakla birlikte, kurumlar kendi aralarında protokol imzalamak suretiyle yazışmalarını e-Yazışma Projesine uygun biçimde elektronik ortamda gerçekleştirebilir. Söz konusu yöntem hali hazırda bazı kamu kurumlarınca tercih edilmektedir.
 
e-Yazışma Projesine entegrasyon zorunluluğu var mı?
Evet. “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”in yürürlüğe girmesi beklenen güncel halinde, EBYS kullanmakta olan kurumlar için e-Yazışma Projesine uyum sağlaması ve yeni EBYS teminlerinin bu Projeye uygun şekilde yapılması zorunluluğu getirileceği öngörülmektedir.
 
Yazışma Sürecine İlişkin Hususlar
 
e-Yazışma Paketini alıcı kuruma nasıl göndereceğim?
e-Yazışma Paketi oluşturmak ve karşı tarafa göndermek için EBYS üzerinde bir takım entegrasyonların ve düzenlemelerin yapılması gerekmektedir. Gerekli entegrasyon ve düzenlemeler şunlardır:
  • EBYS’ye e-Yazışma Paketi oluşturma fonksiyonu kazandırılması
  • Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT) entegrasyonu
  • Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) entegrasyonu
Bir kurumun resmi yazışmalarını e-Yazışma Projesine uygun bir şekilde gerçekleştirip gerçekleştirmediği, kurumun DTVT’de yer alan bilgilerine bakılarak tespit edilir. Ayrıca kurumun Kurum Kimlik Kodu (KKK) bilgisi ve KEP adresi de bu bilgiler arasında yer almaktadır. Bu bilgiler DTVT entegrasyonu sayesinde sistem tarafından otomatik olarak alınabilir.
e-Yazışma Paketi oluşturulduktan sonra alıcının KKK bilgisi, e-Yazışma Paketinin ilgili kısmına eklenir. Oluşturulan ve imzalanan e-Yazışma Paketi, hizmet alınan KEP hizmet sağlayıcısı ile yapılacak entegrasyon ile alıcı kuruma sistem tarafından otomatik bir şekilde gönderilebilir.
 
Kurumuma gönderilen bir e-Yazışma Paketini sistemime nasıl dâhil edeceğim?
Kurumunuza gönderilen e-Yazışma Paketlerini alabilmek için, öncelikle DTVT üzerinde kurumunuza ait e-Yazışma Projesi bilgileri tanımlanmış olmalıdır. İkinci olarak, EBYS ile KEP hizmet sağlayıcısı arasındaki web servis entegrasyonunu yapmanız gerekmektedir. Bu web servis entegrasyonunu tamamladığınızda, web servisin ilgili metotları yardımıyla kurumunuza gönderilen e-Yazışma Paketlerini insan müdahalesi gerekmeksizin sisteminize dâhil edebilirsiniz. Ancak, alınan paketin imzalarının doğrulanması işlemi alıcı kurum tarafından ayrıca yapılmalıdır.
 
e-Yazışma paketini nasıl oluşturacağım?
e-Yazışma Paketi, e-Yazışma Teknik Rehberinde yer alan tüm gereksinimleri karşılıyor olmalıdır. e-Yazışma Teknik Rehberinde yer alan gereksinimleri tam olarak karşılamayan bir e-Yazışma Paketi, teknik bir hataya sebep olmasa dahi geçerli bir e-Yazışma Paketi sayılmaz. Oluşturulan paketin geçerli olup olmadığının anlaşılması için anlaşılan bir kurumla örnek yazışma yapılması ve gerek teknik, gerekse içerik açısından paketin doğru bir şekilde ulaştığından emin olunması gerekmektedir.
e-Yazışma Projesinin yaygınlığını artırmak ve kamu kurumlarını desteklemek amacıyla, JAVA ve .NET programlama dilleri için birer adet Uygulama Programlama Arayüzleri (Application Programming Interface – API) geliştirilmiştir. Açık kaynak kodlu olarak hizmete sunulan bu API’ler yardımıyla e-Yazışma Teknik Rehberine uygun e-Yazışma Paketi üretilebilmektedir. Bu API’leri kullanma zorunluluğu bulunmamaktadır. Kalkınma Bakanlığı, bu API’lerin kullanımı neticesinde ortaya çıkacak zararlardan dolayı herhangi bir sorumluluk üstlenmez.
 
DTVT entegrasyonunu nasıl gerçekleştireceğim?
DTVT entegrasyonu için DTVT’nin yürütücüsü olan Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı ile temas kurulmalıdır. DTVT’ye bir web servisi aracılığıyla bağlantı yapılmaktadır. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığından edinilen bilgiler doğrultusunda EBYS’nin bu web servisine entegrasyonu gerçekleştirilmelidir.
 
KEP entegrasyonunu nasıl gerçekleştireceğim?
KEP entegrasyonu için öncelikle Bilgi Teknoloji ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş bir KEP Hizmet Sağlayıcısından (KEPHS) KEP hizmeti alınmalıdır. Hizmet alınan KEPHS’ye ait web servisi ile EBYS’nin entegre edilmesi gerekmektedir. Bu sayede resmi yazıların gönderilmesi ve alınması işlemleri, KEPHS’ler aracılığıyla web servisleri üzerinden otomatik olarak gerçekleştirilebilir.
 
İletim mekanizması olarak KEP kullanma zorunluluğu var mı? Alternatif yöntemler kullanabilir miyim?
“Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” yürürlüğe girmesi beklenen hali henüz yayımlanmamıştır. Yönetmeliğin güncellenmesini müteakip, EBYS kullanmakta olan kamu kurum ve kuruluşlarına, kendilerine KEP aracılığıyla gönderilen iletileri alma zorunluluğu getirileceği öngörülmektedir. Bu nedenle, EBYS kullanmakta olan kurumlar birer KEP hesabına sahip olmalıdır.
KEP, bilinen e-posta alım/gönderim mekanizmasına benzer bir altyapı sunmaktadır. Ancak, e-postaların gönderimi ve alımı esnasında hukuken geçerli kanıtlar oluşturularak bu kanıtlar saklanmakta, böylelikle resmi yazıların iletim süreçleri hukuken ispatlanabilmektedir.
İletim mekanizması olarak KEP kullanılmaması durumunda, karşılıklı paket alışverişi yapan kurumlar, gönderip aldıkları yazıların özet bilgileriyle gönderim/alım tarih ve saatlerini elektronik imza ve zaman damgasıyla kayıt altına almalı ve bu kayıtları saklamalıdır. Aksi takdirde hukuki süreçlerde olası aksamalar meydana gelecektir. Bu hususta genel olarak kullanılan yöntem, karşılıklı paket alışverişi gerçekleştiren kurumların gün sonunda gönderilen/alınan yazıların özetlerini ve gönderim/alım saatlerini teyit ettikleri bir doküman oluşturmaları ve bunu karşılıklı olarak imza altına almaları şeklindedir. 
 
e-Yazışma Paketi gizli yazışmalar için imkan sunuyor mu?
e-Yazışma Paketi şifrelenebilme özelliğine sahiptir. Şifreleme işlemi için TÜBİTAK’tan elektronik imza sertifikalarına ek olarak şifreleme sertifikalarının da temin edilmiş olması gerekmektedir.

e-Yazışma Projesi kapsamında zorunlu olmamakla birlikte, paketlerin şifrelenebilmesi mümkündür. Şifreleme özelliği gizli yazılar için kullanılabileceği gibi, hizmete özel ve tasnif dışı yazılar için de kullanılabilir.

Teknik Hususlar
 
e-Yazışma Projesi entegrasyonu EBYS’nin büyük bir bölümünde değişiklik yapılmasını zorunlu kılıyor mu?
e-Yazışma Projesi entegrasyonu normal şartlarda EBYS’nin büyük bir bölümünde değişikliği zorunlu kılmaz. e-Yazışma Projesinde öngörülen elektronik yazışma süreci, yazıyı imzalayacak üst düzey yetkilinin imzası atıldığı anda başlamaktadır. Kurum içi süreçler, paraflama süreçleri de dâhil olmak üzere, e-Yazışma Projesi sürecine dâhil değildir. Ancak e-Yazışma Paketi gereksinimleri nedeniyle EBYS’nin işleyişinde bazı değişiklikler gerekebilir. Örneğin, e-Yazışma Paketinde “Üst Yazı”, PDF/A formatında olmak zorundadır. EBYS’de farklı bir dosya türü kullanılıyor olabilir. Bu durumda kurum, mevcut dosya türüne müdahale etmeksizin yazının ikinci bir kopyasını PDF/A formatında üreterek e-Yazışma Paketi oluşturabileceği gibi, mevcut dosya türünü PDF/A’ya çevirmeyi de tercih edebilir.
 
EBYS’min e-Yazışma Projesine uyumlu olmasını nasıl temin ederim?
EBYS temini veya güncellenmesine yönelik olarak hazırlanacak teknik şartnamelerde “http://www.e-yazisma.gov.tr sitesinde yer alan e-Yazışma Teknik Rehberinin güncel sürümündeki hususlara uyum zorunludur.” benzeri bir ifadenin eklenmesi yeterli olur.
 
Tarih ve sayı bilgisi eklerken nelere dikkat etmeliyim?
Resmi yazının kurum dışına çıkacak nüshasında tek bir imza bulunduğu durumlarda, tarih ve sayı eklenmesinde herhangi bir sorun yoktur. Yazının imzalanmasından önce, sistem tarafından paketin üstverisindeki tarih ve sayı alanları doldurulur ve belge imzalanır. Bu yöntemle elektronik imzanın zaman damgasındaki tarih ile belge üstverisinde yer alan tarih arasında herhangi bir farklılık oluşmaz.
Resmi yazının kurum dışına çıkacak nüshasında birden fazla imzanın bulunması durumunda, belge üzerine atılan elektronik imzaların zaman damgalarında yer alan tarih bilgilerinin farklı olması söz konusu olabilir. Bu konudaki olası karışıklıkların önüne geçilebilmesi için “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”in yayınlanması beklenen güncel sürümünde, belge üzerine atılan son imzanın tarihinin belge tarihi olarak kabul edileceği öngörülmektedir.
 
Dağıtımlı yazılarda nasıl bir süreç izlemeliyim?
e-Yazışma Paketi, dağıtımlı yazıların tek bir elektronik imza ile imzalanmasını mümkün kılacak şekilde tasarlanmıştır. Dağıtımda yer alan kurumların bazılarına eklerin sadece bir kısmının gönderildiği durumlarda, tüm eklere sahip olan e-Yazışma Paketi nüshası kurum yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanır. İmzalama işleminden sonra paketten eklerin bir kısmının çıkarılması, imza bütünlüğünü bozmaz.
 
Belge üzerine atılan imzalar için hangi formatı kullanmalıyım?
Paket üzerine atılan imzalar, BTK’nın Elektronik İmza Profilleri Rehberinde yer alan uzun vadeli imza ömrüne sahip profillerden herhangi birine uygun şekilde oluşturulmalıdır. Söz konusu Rehberin en güncel haline uyum zorunludur. Rehber son olarak 02.07.2012 tarihli ve 2012/DK-15/299 sayılı Kurul Kararı ile yayımlanmıştır. İmzalar seri veya paralel bir şekilde pakete eklenebilir.
 
Yazının oluşturulduğu ve imzanın atıldığı birimlerin farklı olduğu durumlarda nasıl bir işleyiş olması gerekiyor?
Bir birim (veya kurum) tarafından oluşturulan e-Yazışma Paketi, başka bir birim (veya kurum) tarafından imzalanabilir. Paketi oluşturan birim yazıyı üst yazı ve ekleri ile birlikte paket haline getirir. Paketi imzalamaksızın diğer birime gönderir. Alıcı birim paketi güncelleme metotlarını kullanarak gerekli güncellemeleri yapıp paket üzerine imza atabilir.
 
Kurum içi süreçlerde hangi kriter ve standartlara dikkat etmem gerekiyor?
e-Yazışma Projesi kapsamında kurumsal süreçlere herhangi bir müdahale söz konusu değildir. Söz gelimi, paraflama süreci Proje kapsamında tariflenmemiştir. Projeye dâhil olmamakla birlikte, EBYS’nin kurum içi süreçlerini kapsayan TS 13298 no’lu Elektronik Belge Yönetimi Standardına uyum sağlanması tavsiye edilir.
 
Resmi yazıları EBYS sistemimde e-Yazışma Paketi olarak mı saklayacağım?
Resmi yazılar e-Yazışma Paketi olarak saklanabileceği gibi, alternatif yöntemlerle de saklanabilir. Paket bileşenlerinin ayrıştırılması ve sonradan tekrar birleştirilerek yeniden paket haline getirilmesi, bu bileşenlerde herhangi bir değişiklik yapılmamak kaydıyla, paketin imzalarını geçersiz kılmamaktadır. Bu nedenle, yazışmalar paket halinde bir bütün olarak saklanabileceği gibi, paket bileşenlerinin ayrı birer bileşen olarak saklanması da tercih edilebilir.
 
Video, ses dosyası gibi her türlü dosyayı pakete ek olarak ekleyebilir miyim?
Evet. Bu tür ekler e-Yazışma Paketine ek olarak konulabilir. Bu şekilde eklenecek eklerin sayı, boyut ve çeşidinde herhangi bir kısıtlama bulunmamaktadır. Ancak, tercih edilen KEP hizmet sağlayıcısının desteklediği azami dosya boyutu dikkate alınmalıdır.