e-Yazışma Projesi

Türkiye’nin bilgi toplumuna dönüşümü açısından stratejik öncelikleri ve 2006-2010 yılları arasında uygulanacak tedbirleri ortaya koyan Bilgi Toplumu Stratejisi 28/07/2006 tarih ve 26242 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 2006/38 sayılı Yüksek Planlama Kurulu Kararı ile uygulamaya konmuştur. Bilgi Toplumu Stratejisi eki Eylem Planı’nda yer verilen 73 no’lu “Ortak Hizmetlerin Oluşturulması” eylemi ile de kamu kurum ve kuruluşlarında ortak olarak yürütülen bazı fonksiyonların merkezi olarak sunumu konusunda çalışmalar yapılması öngörülmüş ve Kalkınma Bakanlığı söz konusu eylemin sorumlusu olarak tespit edilmiştir. Bu eylem kapsamında; kamu kurum ve kuruluşları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak ortak kurallar setinin geliştirilmesi amacıyla, 2010 yılı içerisinde Kalkınma Bakanlığı tarafından “e-Yazışma Projesi” başlatılmıştır.

Hem e-Yazışma Projesi konusunda bilgilendirme yapmak hem de Proje konusunda ilgili tarafların görüşlerini almak amacıyla, 2010 yılı Haziran ayı içerisinde, biri kamu kurumlarına biri de konuyla ilgili özel sektör firmalarına yönelik iki toplantı düzenlenmiştir. Bu toplantılarda yapılan görüşmeler ve dile getirilen talepler de dikkate alınarak e-Yazışma Projesi’nin çerçevesi netleştirilmiş ve Proje’nin danışmanlık hizmeti alımı yoluyla yürütülmesine karar verilmiştir. Bu bağlamda, e-Yazışma Projesi Hizmet Alımı Sözleşmesi 2011 yılı Şubat ayı içerisinde imzalanarak aynı yılın Eylül ayı içerisinde tamamlanmıştır.

e-Yazışma Projesi kapsamında; kamu kurumları arasında iletilecek resmi yazışmalar ile bunların üstverilerini ve elektronik imzalarını taşıyacak paket yapısı belirlenmiş ve belgelerin kurumlar arasında güvenli şekilde iletilmesini sağlayacak şifreleme mekanizması ortaya konmuştur. Bu amaçla, tüm bu mekanizmanın nasıl çalıştığını detaylı şekilde tanımlayan e-Yazışma Teknik Rehberi hazırlanmıştır. Ayrıca, bu teknik rehberi gerçekleyen ve isteyen tüm kamu kurum ve kuruluşlarının kendi elektronik belge yönetim sistemlerine entegre edebilecekleri bir yazılım programlama arayüzü (API – Application Programming Interface) geliştirilmiştir. Son olarak, hem tasarlanan sistem hem de geliştirilen API bir pilot uygulama kapsamında test edilmiştir.

Gelinen aşamada, Proje kapsamında geliştirilen çözümü uygulamaya yönelik mevzuat altyapısı oluşturulmuştur. Bu kapsamda 2 Şubat 2015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile birlikte e-Yazışma Projesi kapsamında resmi yazışmalarını elektronik ortamda gerçekleştirecek kamu kurum ve kuruluşlarının Bakanlığımız tarafından hazırlanan e-Yazışma Teknik Rehberine uyumu zorunlu hale gelmiştir.​